Працюємо дистанційно: 5 найактуальніших способів підвищити власну продуктивність
З огляду на власний досвід минулого та позаминулого років багато хто з нас твердо засвоїв, що так званий "віддалений режим" - справа дуже й дуже непроста. Особливо для тих, кому раніше так працювати ніколи не доводилося. Дійсно, вдома набагато складніше сконцентруватися на робочих задачах, аніж в умовах офісу. Окрім того, як з'ясувалося, постійна відсутність безпосереднього живого контакту з колегами не лише не найкращим чином позначається на рівні ефективності всього колективу, але також суттєво ускладнює визначення пріоритетів і в цілому дуже сповільнює навіть найелементарніші, здавалося б, робочі процеси.

Рятують лише сучасні технології та грамотна організація колаборації. Адже крім телефонного зв'язку та електронної пошти наразі існує безліч не менш зручних та надійних технологічних рішень, що дуже допомагають як оптимізувати роботу кожного окремого спеціаліста у дистанційному режимі, так і значно підвищити продуктивність робочого колективу, незалежно від того, наскільки далеко один від одного опиняються окремі його працівники.

Треба лише правильно обрати найефективніші технологічні інструменти та виробити оптимальну для всіх схему взаємодії. У зв'язку з цим трохи про те, що саме для цього потрібно, як налагодити якісний зв'язок зі своїми колегами та партнерами та як працювати з дому із максимальною віддачею. Отже:

5 найактуальніших способів, що допомагають працювати у дистанційному режимі дійсно продуктивно та із задоволенням

#1 - Звикаємо до відеоконференцій
Спілкування з колегами та можливість бачити та сприймати їхню реакцію та їх емоції, так би мовити, у режимі реального часу, нехай і через екран, дають змогу своєчасно готувати та приймати ефективні рішення, спільно вирішувати навіть найскладніші робочі завдання та розвивати бізнес.

І, по суті, потрібні для цього лише хороший канал і більш-менш сучасна відеосистема (комп, ноутбук, смартфон, смарт-ТВ з камерою тощо), яка здатна підтримувати досить високу частоту кадрів та (бажано) з функцією автокорекції освітлення. Таке рішення означає, що потенціал таких платформ для відеоконференцій як Microsoft Teams, Zoom чи Google Meet, можна використовувати якнайширше навіть у домашніх умовах.

#2 - Підвищуємо змістовність ділового онлайн-спілкування
Дистанційний режим, коли працювати доводиться самому, фактично у відриві від колективу, і коли зв'язок з колегами щонайменше утруднений - сам по собі сильно втомлює. Передусім емоційно. Радикально спрощують цю проблему якраз сучасні онлайн-сервіси для спільної роботи, зокрема вже згадані Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Amazon Connect та інші, що сьогодні є одним з найпростіших та найуніверсальніших способів налагодити взаємодію з колегами, а також з замовниками та підрядниками, з партнерами з бізнесу та підтримувати зв'язок з усіма як у робочий, так і в будь-який інший час.

Наприклад, сервіс Microsoft Teams (що вже вбудований в Office 365) є повнофункціональним програмним інструментом для колаборації, що дає змогу швидко й просто організувати якісний зв'язок між співробітниками й далі без проблем спілкуватися за допомогою будь-яких сумісних пристроїв. Зокрема й у режимі месенджера, для оперативного обміну інформацією як зі співробітниками, так і з партнерами компанії. Плюс до цього, через Microsoft Teams можна просто зателефонувати, провести збори, зібрати груповий чат, переслати документи та будь-які інші файли.

У Microsoft Teams також передбачена можливість запису конференцій та телефонних розмов (і аудіо, і відео), функція демонстрації та трансляції екрану тощо. При цьому запис переговорів можна вести з автоматичною транскрипцією реплік учасників і потім за необхідності відтворювати їх з відповідними субтитрами, що дуже заощаджує час у процесі обговорення тієї чи іншої конференції. Всі записи автоматично зберігаються у "хмарі" Microsoft Stream, а безпечний доступ до них можна організувати для всіх уповноважених співробітників компанії.

#3 - Налаштовуємо звук професійного рівня
Рівень продуктивності спілкування у режимі відеоконференції, як ми знаємо, безпосередньо визначається не лише якістю зображення на екранах та якістю зв'язку (швидкістю передачі даних), а й також якістю роботи гарнітури. Чим кращий звук, тим простіше спілкуватися і тим змістовнішою є розмова. І навпаки, кепський звук ускладнює спілкування а, отже, знижує результативність роботи працівника та всього колективу.

Тому навіть не найдорожча, але надійна й зручна бездротова гарнітура з хорошим мікрофоном та системою активного шумопригнічення, котра дає змогу нормально розмовляти та добре чути співрозмовників як у дорозі чи у громадських місцях, так і просто вдома, наразі вважається одним із найнезамінніших інструментів й реально допомагає у роботі, до того ж щодня.

У чому переваги гарнітур, сертифікованих для роботи з платформами Уніфікованих комунікацій
Якщо коротко, то основна перевага моделей, котрі мають офіційний сертифікат Unified Communications, полягає в тому, що вони забезпечують гарантовано якісний звук під час роботи з будь-яким із сумісних пристроїв. Іншими словами, коли ви працюєте у такій гарнітурі, то ваші співрозмовники добре вас чують, незалежно від того, спілкуєтеся ви з офісу, з дому, у транспорті, через настільний комп'ютер, через ноутбук або зі смартфона.

А значить, з такою гарнітурою працювати простіше і зробити можна набагато більше не тільки в режимі відеоконференції, але й спілкуючись просто телефоном.

Тим більше, коли ви маєте сучасну гарнітуру чи спікерфон EPOS, що спеціально оптимізовані для роботи з Microsoft Teams і офіційно сертифіковані на відповідність усім вимогам цього сервісу. Приміром, спікерфон EXPAND 30T і будь-яка гарнітура нової серії ADAPT оснащені кнопкою швидкого запуску Microsoft Teams. З її допомогою програма вмикається буквально одним натисканням - і всього за декілька секунд ви маєте весь комплект ключових функцій сервісу: телефон, календар з розкладом та плануванням конференцій та ін. Також ці моделі EPOS підтримують систему аудіовізуальних повідомлень сервісу, тобто автоматично сигналізують про всі нові події у додатку Microsoft Teams.

Ну й само собою, спікерфон EXPAND 30T та гарнітури серії ADAPT від Epos так само якісно й ефективно працюють із сервісом Zoom та з усіма платформами Уніфікованих комунікацій.

#4 - Облаштовуємо робоче місце правильно
Це теж дуже важливо. Правильно організована та оснащена робоча локація - запорука комфортної та продуктивної роботи у дистанційному режимі. І мова не тільки й не стільки про технічні моменти, скільки про те, що саме у домашніх умовах вкрай необхідно облаштувати хоча б мінімально помітний фізичний кордон між робочою та побутовою зонами.

В ідеалі робочий простір краще розташовувати якнайдалі від ліжка, кухні та телевізора та якнайближче до вікна (джерела природного денного освітлення) та розеток (щоб не тягнути кабелі через усю кімнату). Ще краще, коли вистачає місця для робочого столу та стільця. Втім найголовніше - виробити у себе (та у всіх домашніх) чітке розуміння того факту, що це місце є саме робочим, і в робочий час не треба відволікати його господаря/господарку усілякими побутовими питаннями без потреби.

#5 - Не забуваємо про здоров'я
Офіс компанії, як правило, функціонує за певним розкладом та із дотриманням необхідних санітарно-гігієнічних норм. А отже категорично не зайвим буде свою роботу у дистанційному режимі теж організовувати за аналогічними правилами. Принаймні спробувати. Адже це зовсім не складно.

Нагадаємо, невеличка 5-хвилинна перерва через кожні 45 хвилин роботи, дає можливість нашому мозку, так би мовити, скинути напругу та "перезавантажитися". А півгодинна обідня перерва з короткою прогулянкою на свіжому повітрі якнайкраще налаштовують на результативну роботу у другій половині дня.

Спеціальні аудіорішення EPOS для користувачів, котрі працюють у дистанційному режимі
Як ми вже зазначили, найновіші компактні спікерфони та бездротові гарнітури преміумкласу EPOS розроблені з урахуванням усіх актуальних вимог сучасного бізнес-користувача і є насамперед зручними й функціональними інструментами, які реально спрощують масу найрізноманітніших робочих задач та допомагають працювати професійно та максимально продуктивно. Окрім цього, всі ці моделі EPOS також відрізняються універсальністю в усьому, що стосується сумісності з найпопулярнішими комунікаційними платформами, зокрема Microsoft Teams, Zoom, Amazon Connect, Google Meet та багатьма іншими.

Спікерфон EXPAND 30T - персональний конференц-зал будь-де
Новий EXPAND 30T - це компактний бездротовий спікерфон з високоякісним динаміком та вдосконаленою системою захоплення голосу, що миттєво та практично у будь-якому оточенні (в офісі, вдома та навіть у транспорті) забезпечує конференц-зв'язок найвищого рівня та надає можливість усім учасникам конференції, зокрема й віддаленим, спілкуватися один з одним впевнено та без зайвих зусиль так, ніби вони перебувають разом в одній кімнаті.

Модель EXPAND 30T повністю відповідає усім вимогам сервісу Microsoft Teams, що підтверджено офіційним сертифікатом, і дає змогу підключатися до конференцій у Teams дуже швидко й просто, буквально однією кнопкою. Спікерфон підходить для роботи як у спеціально обладнаних кімнатах для переговорів, так і просто в домашніх умовах. І до речі, EXPAND 30T настільки добре зарекомендував себе, що навіть був відзначений спеціальним оглядом у журналі Forbes.

Гарнітури серії IMPACT 5000 - професійне спілкування рівня Pro
IMPACT 5000 від EPOS - це ціла серія професійних бездротових гарнітур, котрі орієнтовані на корпоративного користувача та оптимізовані для максимально зручної та продуктивної роботи в офісі та у дистанційному режимі. Impact 5000 комплектуються фірмовою док-станцією, легко підключаються до найрізноманітніших пристроїв зв'язку (комп'ютерів, софтфонів, смартфонів тощо), просто налаштовуються, тому у них однаково зручно працювати як за столом, так і в мобільному режимі, коли треба активно рухатися приміщенням.

Моделі серії Impact 5000 також сумісні з різними платформами Уніфікованих комунікацій (Unified Communications), зокрема із Skype, Microsoft Teams, Webex та ін. Крім того, ці гарнітури мають сертифікат відповідності стандартам безпеки DECT (DECT Security certification). Конфіденційність розмов забезпечує цілий комплекс найсучасніших технологій захисту даних, серед яких - програма EPOS Manager, технологія безпечного сполучення Protected Pairing та 128-бітове шифрування.

IMPACT 5000 - це DECT-гарнітури нового рівня, котрі насправді допомагають сучасному професіоналу сповна розкрити увесь свій діловий та творчий потенціал.

Чому дистанційний режим - це надовго?
Насправді це вже нова реальність, фактично новий формат робочого місця, який надає сучасному фахівцеві можливість у нинішніх умовах виконувати свої професійні обов'язки достатньо ефективно й водночас гнучко, і що ще важливіше, знаходити правильний баланс між роботою та особистим життям. Це, по-перше.

А по-друге, такий формат зручний і для компаній-роботодавців, оскільки має цілу низку очевидних і дуже відчутних переваг: простіше знаходити та залучати до роботи більш кваліфікований персонал, менше витрат на лікарняні працівників, знижуються накладні витрати бізнесу тощо. За умови, звичайно, що сам роботодавець може допомогти своїм співробітникам організувати повноцінне і добре оснащене робоче місце, звідки й у віддаленому режимі фахівець працюватиме так само ефективно, як і в умовах офісу, без збоїв та зайвих навантажень.

Втім, процес уже триває:
• 43% офісних співробітників у США частину своїх робочих обов'язків вже успішно виконують у дистанційному режимі – Harvard Business Review.

• 83% вважають, що гнучкий графік роботи дає їм змогу працювати продуктивніше - дослідження компанії Vodafone.

• вполовину (не менше, ніж на 50%) менше втомлюються співробітники, котрі працюють у дистанційному режимі – дослідження "Remote work productivity" Стенфордського університету.

• на 16.8 днів робочого часу більше працює співробітник у віддаленому режимі за рік – дослідження аутсорсингової компанії Airtasker.

• 57% представників так званого Покоління Z працюють з дому у віддаленому режимі не менше одного разу на тиждень – звіт State of Collaboration.

• 59% співробітників вважають, що гнучкий графік допомагає підвищити продуктивність роботи - дані Staples Advantage Workplace Index.