З глобальними локдаунами, карантинами та самоізоляціями онлайн-конференції й відео-чати вийшли на абсолютно новий рівень значимості для бізнесу. Завдяки сучасним цифровим сервісам спілкуватися можна фактично віч-на-віч навіть у таких ситуаціях і умовах, в яких нещодавно таке спілкування вважалося чимось з області фантастики. Надзвичайно швидкими темпами й глобальними масштабами поширення вірус COVID-19 не лише змінив наш світ, а й поставив нас перед необхідністю у терміновому порядку вирішувати цілий комплекс вкрай складних проблем.

У зв'язку з цим фахівці компанії Sennheiser вважають наразі особливо важливим детальніше розповісти про те, чому онлайн-конференції стали новим стандартом комунікації в умовах глобальної пандемії, і чому сучасному бізнесу так чи інакше, але слід переосмислювати й перебудовувати всю культуру ділового спілкування.

Ця стаття відкриває серію публікацій на тему "The new meeting culture after Corona: Why our business communication will change" ("Нова "пост-коронна" культура переговорів: чому змінюються норми ділового спілкування"). Наступні статті з новими даними й варіантами рішень найактуальніших питань по цій темі будуть виходити регулярно протягом наступних декількох місяців. Слідкуйте за оновленнями на нашому сайті.

Серед іншого пандемія коронавірусу висунула на передній план два раніше не найочевидніших моменти. По-перше, вона буквально змусила світ реально оцінити всю важливість міжособистісних контактів та живого спілкування для бізнесу, і особливо у такий скрутний час. А по-друге, як виявилося, ті компанії, котрі з усією відповідальністю поставилися до процесів так званої цифрової трансформації й активніше адаптувалися до нових реалій у бізнесі, не лише успішно виходять з кризи, а й зміцнюють свої позиції.

За минулий рік число перемовин, нарад і ділових зустрічей в онлайн-режимі зросло кратно. Для порівняння, якщо у лютому 2020 року додаток ZOOM Cloud Meetings з Apple App Store користувачі скачали "всього" 2.35 мільйона разів, то вже у квітні кількість завантажень склала 35.95 мільйона. І це дані по одній тільки мобільній версії Zoom для iOS.

До нових цифрових рішень довелося терміново звикати навіть тим, хто раніше дуже не полюбляв усілякі онлайн-конференції та відео-чати й віддавав перевагу традиційним особистим зустрічам. Криза наочно продемонструвала нам всю незамінність сучасних технологій комунікації не лише для підтримки економічних процесів, але й для збереження нормальних міжособистісних стосунків. Завдяки можливості комунікувати через Мережу, мільйони людей в усьому світі не лише залишаються на зв'язку, а й можуть продуктивно працювати й творити у віддаленому режимі, зокрема і в таких ситуаціях, коли не вдається зустрічатися з колегами та партнерами "у реалі". А нові умови формують нові методи організації спільної роботи й нові звички.

Відряджень менше, дистанційного режиму більше - криза змушує заощаджувати по-новому

У кризових реаліях пандемії COVID-19 бізнес змушений послідовно скорочувати свої витрати. І багатьом керівникам, звичайно ж, довелося знову взяти до уваги той загальновідомий факт, що далеко не завжди потрібний результат ділової зустрічі вимагає дорогого відрядження із багатоденним проживанням й частими поїздками. Тим більше, що в умовах суцільних локдаунів такі ділові вояжі або значно ускладнилися і подорожчали, або ж взагалі неможливі.

А криза ще краще показала, що часто такі відрядження не дуже й потрібні. Навіщо летіти за сотні кілометрів заради двогодинної розмови, коли з таким же успіхом поговорити можна й дистанційно, у режимі онлайн-конференції? Рівень якості відео і звуку дають змогу спілкуватися практично наживо.

Тому вже сьогодні більшість компаній намагаються не ризикувати здоров'ям своїх співробітників зайвий раз і скорочують витрати (як коштів, так і часу) на різноманітні поїздки, поступово відмовляючись від практики малоефективних відряджень. І, як вважають експерти, найближчим часом цей тренд буде тільки зміцнюватися. У тому числі й на фоні зміцнення ще одного не менш актуального тренду, а саме прагнення комерційних компаній та державних установ подавати позитивні приклади у справі захисту навколишнього середовища і скорочення викидів CO2.

Через локдауни відрядження стали просто неможливі (фото Маркуса Вінклера, Unsplash)

Порівняння вартості середньостатистичного відрядження та обладнання конференц-залу професійного рівня у реальних цифрах:

Для прикладу припустимо, що співробітник нашої компанії літає у відрядження з Ганновера до Мюнхена (це близько 600 км) і назад в середньому не більше 6 разів на рік. Таким чином, лише його відрядження обходяться компанії приблизно у 3720 євро щорічно. Разові ж витрати на обладнання повнофункціонального конференц-залу середніх розмірів складають близько 9900 євро, а великого конференц-залу - 18100 євро.

Такий от він, перший урок нинішньої кризи: онлайн-конференції - це відтепер найефективніша, найперспективніша та найвигідніша з огляду на витрати часу та бюджету альтернатива далеким відрядженням чи навіть звичайним важливим діловим зустрічам на місці. Втім, авжеж, лише за умови, що компанія має конференц-зал (чи просто кімнату переговорів), обладнаний сучасною апаратурою для професійної роботи в онлайн-режимі.

Звичайні онлайн-конференції вже не влаштовують, бізнес потребує особливих умов для спілкування

Звичайно ж, жодна онлайн-конференція ніколи не зможе на 100% відтворити живу атмосферу безпосередньої розмови. Просто тому, що всі учасники діалогу не перебувають поруч фізично.

Зате, як показала "коронавірусна" криза, в умовах, коли поїздки й відрядження неможливі, а комунікаційний потенціал домашнього офісу, нехай і досить добре оснащеного (здавалося б), швидко досягнув свого максимуму, бізнесу терміново знадобилася проста і, головне, функціональна альтернатива традиційним онлайн-конференціям. Особливо, коли виникає нагальна потреба провести віддалено дуже важливі переговори і мати при цьому можливість хоча б частково компенсувати брак безпосередньої взаємодії й прямого невербального контакту за рахунок якихось професійних прийомів та методів організації бесіди.

А ось вони, а точніше, якість і продуктивність передачі й сприйняття через цифрові канали таких невід'ємних складових будь-якого живого діалогу (незалежно від його рівня і ступеня змістовності), як міміка, жести, зовнішній вигляд співрозмовника і всього того, що заведено називати "мовою тіла "(аж до можливості бачити, як людина рухається кімнатою) - це вже безпосередньо визначається облаштуванням і якістю оснащення конференц-залу. Інакше кажучи, сучасному бізнесу потрібні такі технології та обладнання, котрі здатні максимально повно й точно відтворювати живу атмосферу безпосередньої зустрічі та діалогу.

Такі рішення є ключовою і критично необхідною умовою проведення у віддаленому режимі переговорів і нарад, у ході яких обговорюються особливо важливі питання і вирішуються найскладніші проблеми. Коли ситуація вимагає такого рівня взаємодії сторін, що його раніше можна було досягти лише в умовах розмови віч-на-віч. І коли голос, міміка, жести й рухи кожного учасника зустрічі його співрозмовникам мають передаватися бездоганно, без найменших затримок чи спотворень. Тобто, коли потрібен не просто ефект живої присутності, а реальне відчуття ментального і соціального взаємозв'язку, незважаючи на те, що учасники розмови не сидять один перед одним в одному приміщенні. Лише за таких умов професійна онлайн-конференція може вийти на рівень продуктивності особистої зустрічі.

Чому зустріч з інвесторами не варто проводити за кухонним столом?

Під час карантинів багатьом з нас доводиться працювати вдома і контактувати з колегами через Мережу. Нічого складного в цьому немає, і на такому рівні для організації нормального робочого спілкування цілком вистачає навіть досить простої техніки споживчого класу.

Та для переговорів, нарад і презентацій на більш високому рівні (наприклад, з інвесторами, партнерами чи важливими потенційними замовниками) так званий домашній офіс зі звичайним ноутбуком, вебкою та гарнітурою категорично не годиться. І дуже багато хто з топ-менеджерів навіть під час карантину їздять до офісів своїх компаній, де можна повести онлайн-конференцію у спеціально обладнаному для цього конференц-залі чи у кімнаті переговорів. Навіщо такі зусилля?

Бо лише професійне обладнання не тільки створює достатньо якісний ефект присутності й надає можливість справити правильне враження на своїх співрозмовників, але й елементарно забезпечує стабільний зв'язок і дає змогу поговорити практично як на особистій зустрічі. Ну й до того ж, про яке професійне реноме взагалі може йтися, коли під час розмови з основним інвестором, з ключовим замовником чи з партнером, котрий очолює раду директорів компанії зі списку Dow Jones 30 Industrial, раптом вимикається веб-камера, починає сіпатися і зависає "картинка" або зникає звук?

А що відрізняє онлайн-конференції такого рівня від звичайних щоденних "планерок" чи "мітингів" у рамках свого робочого колективу, нехай і теж у віддаленому режимі?

Так, правильно, питання там обговорюються теж дещо іншого рівня і від успіху таких, скажімо так, стратегічних переговорів залежить набагато більше, а то й відразу все. Реструктуризація, основні показники діяльності компанії за минулий рік, фінансування нових проектів... Список можна продовжити, та у даному випадку мова про те, що лише найсучасніші технології й лише якісне та правильно налаштоване обладнання дають усім учасникам онлайн-конференції змогу цілковито зосередитися на змістовній частини розмови й обговорювати питання та проблеми стратегічного характеру у спокійній робочій обстановці та з максимальною продуктивністю.

До речі, саме тому під час пандемії таким попитом користуються професійні конференц-зали, де умови й обладнання надають можливість проводити ділові переговори і презентації в онлайн-режимі на високому рівні та з належною віддачею. Тобто, обладнання надійне, працює стабільно і можна бути впевненим як мінімум у тому, що конференцію точно не доведеться припиняти "з технічних причин" ...

Професійно обладнаний конференц-зал - це надійна технічна основа успіху онлайн-перемовин

У порівнянні зі стандартним набором пристроїв для онлайн-конференцій і, тим більше, у порівнянні зі звичайним ноутбуком або смартфоном, професійно обладнаний конференц-зал має цілий ряд істотних переваг:

- правильно облаштовані меблі, освітлення, інструменти та технології створюють професійну ділову атмосферу, що дає змогу усім учасникам конференції працювати з максимальною ефективністю;
- обладнання сучасного залу є цілісним технологічним рішенням, яке в будь-який момент готове до роботи і не вимагає додаткових зусиль та часу для установки й налаштування перед кожною наступною конференцією;
- контролювати роботу програмних і апаратних засобів залу фахівці служби технічної підтримки можуть, зокрема й віддалено, чим забезпечується постійна готовність обладнання та його безперебійна робота під час конференції;
- високотехнологічні системи передачі та обробки аудіо та відео створюють прекрасні умови для нормального і продуктивного спілкування в режимі реального часу;
- рівень конференц-залу є одним з найочевидніших показників професіоналізму самої компанії, що завжди позитивно позначається на її діловій репутації.

Що потрібно, щоб онлайн-конференція пройшла, як нормальна жива розмова

Напевно, тільки досвідчений професіонал здатний по-справжньому усвідомити значення правильної робочої атмосфери і того особливого настрою, який виникає, коли працюєш у злагодженому колективі, серед колег, де всі на своїх місцях, роблять свою справу, активно обмінюються ідеями та мотивують один одного на нові досягнення на шляху до спільної мети. Адже від можливості сповна зрозуміти характери й професійні якості людей, встановити з ними особистий контакт, досягти необхідного рівня взаємодії з кожним і з усім колективом в цілому насправді залежить дуже багато чого.

Тому дійсно завжди є певний ризик, що таку робочу атмосферу у віртуальному середовищі онлайн-конференції вибудувати просто не вдасться. Але, як дуже докладно розповів у своєму недавньому інтерв'ю архітектор Паскаль Шайдеггер, ця і практично будь-які супутні проблеми успішно усуваються "всього лише" грамотним поєднання певних ключових факторів (починаючи з інтер'єру та освітлення у приміщенні й завершуючи відповідного класу аудіо- та відеоапаратурою), які складають основу "реальності" спілкування в онлайн-режимі.

Професійні технологічні рішення для проведення онлайн-конференцій з живою робочою атмосферою

Як ми вже сказали, для продуктивного спілкування з віддаленими співрозмовниками критично важливо мати можливість зробити онлайн-конференцію максимально схожою на нормальну робочу розмову у "реалі". А для цього, своєю чергою, потрібні не лише якісна відеоапаратура, але також надійне й функціональне обладнання, що передає звук з найвищою якістю і таким чином дає змогу всім учасникам зустрічі обмінюватися інформацією професійно, без перешкод і без зайвих зусиль.

Зокрема, Sennheiser для вирішення такого роду завдань пропонує ES1 Ceiling Audio Solution, що розроблена спільно з компанією Bose і являє собою комплексну UC-систему конференц-зв'язку для повністю інтегрованих конференц-залів. ES1 Ceiling Audio Solution складається зі стельової мікрофонної конференц-системи Sennheiser TeamConnect Ceiling 2, DSP-процесора Bose ControlSpace EX-440C, вбудованої стельової акустичної системи Bose EdgeMax EM180 і підсилювача Bose PowerSpace P2600A. Система має сертифікат відповідності вимогам сервісу Microsoft Teams і повністю сумісна з платформою для проведення онлайн відео-конференцій та відео-вебінарів Zoom. А ці інструменти, як відомо, в умовах глобальної боротьби з пандемією коронавірусу COVID-19 й обумовленою нею необхідністю відповідним чином трансформувати цифрові робочі місця стали для співробітників багатьох комерційних компаній та державних організацій в усьому світі тим, часто незамінним програмним засобом, що допомагає ефективно виконувати службові обов'язки, зокрема й у віддаленому режимі.

Окрім того, мікрофонний блок Sennheiser TeamConnect Ceiling 2 монтується у стелю, після установки стає практично невидимим і займає лише необхідний мінімум місця, допомагаючи тим самим використовувати простір приміщення з більшою користю. Виняткова особливість системи TeamConnect Ceiling 2 полягає в тому, що промені її мікрофонів автоматично орієнтуються у бік промовця, забезпечуючи оптимальний рівень виразності й чіткості мови й даючи людям змогу спілкуватися абсолютно природно і без зайвої напруги, незалежно від того, чи перебувають вони в тому ж приміщенні, рухаються кімнатою або ж підключилися до розмови дистанційно.

Більш детально про сучасні онлайн-конференції та про методи організації продуктивної взаємодії робочих колективів у віддаленому режимі фахівці компанії Sennheiser розкажуть у наступних публікаціях серії "Нова "пост-коронна" культура переговорів: чому змінюються норми ділового спілкування". Слідкуйте за оновленнями на нашому сайті.