Як провести нараду максимально продуктивно: 5 найважливіших складових успіху у діловому спілкуванні від Sennheiser
Нескінченні беззмістовні доповіді, жодних повісток і регламентів, колеги, котрі постійно спізнюються й усе таке інше... І зрештою ми всі неминуче сприймаємо робочі конференції та наради, як щось рутинне, нудне й загалом малоприємне. А все тому, що дуже часто такі заходи всього лише погано підготовлені або проводяться без чітких й завчасно визначених цілей.
А ще нерідко трапляється, що у конференції беруть участь не всі зацікавлені сторони, або хтось не може нормально долучитися до обговорення важливих питань через банальні технічних проблем зі Skype-ом чи з Microsoft Teams. Або ж, навпаки, у конференції сидить занадто багато тих співробітників, для котрих питання, що обговорюються, абсолютно не актуальні, і люди даремно витрачають і свій, і чужий робочий час.
І що характерно, такі непродуктивні розмови не лише швидко починають нервувати всіх учасників, але й обходяться дуже недешево. Згідно із результатами опитування "State of Meetings 2019", проведеного агентством Doodle, тільки за 2019 рік на неефективні конференції американська економіка витратила $399 млрд, а німецька - ще $74 млрд. При тому, що майже дві третини (71%) опитаних агентством фахівців прямо заявили, що непотрібні або скасовані наради забирають у них по декілька робочих годин щотижня.
А за даними дослідження "Time Talent Energy" консалтингової компанії Bain&Company, найпродуктивніше проходять наради, у яких участь беруть максимум 7 осіб. Кожен присутній понад цю кількість на 10% знижує ймовірність досягнення оптимального рішення. В цілому ж автори дослідження теж роблять невтішний висновок, що 40% всіх нарад неефективні.
На фоні цих даних знову й знову виникає одне й те ж обридле запитання: невже так складно спланувати нараду правильно, щоб для всіх учасників вона була максимально змістовною і продуктивною? Адже планувати ділові зустрічі - це ж не ракети будувати.
Дійсно, існує декілька досить простих правил, дотримання яких дає змогу істотно збільшити ефективність ділового спілкування, а отже, збільшити число успішних конференцій і нарад, незалежно від того, чи ви їх організовуєте чи є всього лише одним з учасників. Правильна робоча обстановка, уважне документування винесених на обговорення питань і, що не менш важливо, культура коректного й активного спілкування - ці та деякі інші моменти у комплексі якраз і дають можливість організовувати й проводити всі збори професійно та з належною продуктивністю.
Сучасний конференц-зал: яким він має бути
Як нам усім добре відомо, успіх ділової розмови у звичайному чи в онлайн-режимі сьогодні багато в чому залежить від того, де саме вона проходить і наскільки підходить це місце для таких розмов. У сучасному конференц-залі або у кімнаті для переговорів мають бути досить великий, бажано овальної форми робочий стіл і зручні стільці. Природне освітлення й мінімалістичний дизайн інтер'єру допомагають учасникам зустрічі краще сконцентруватися на роботі.
Окрім цього, апаратура конференц-залу теж має відповідати прийнятим у бізнес-середовищі стандартам оснащення повнофункціональних цифрових робочих місць. Ось чому, по-перше, крім "вінтажних" фліпчартів та стікерів у залі необхідні також зручна дошка і достатніх розмірів відеоекран. А по-друге, відео- й аудіо система залу, і зокрема екран та мікрофони для взаємодії з віддаленими учасниками, в обов'язковому порядку мають бути сумісні з сучасними програмними рішеннями для відеоконференцій. Власне, відповідність обладнання технічним вимогам сервісу Microsoft Teams сьогодні є одним з показників рівня його якості та функціональності.
