Березень 18, 2021
Зайди в свій аккаунт, щоб заробити бонуси-ів за шару!

ЯК ПРОВЕСТИ НАРАДУ МАКСИМАЛЬНО ПРОДУКТИВНО: 5 НАЙВАЖЛИВІШИХ СКЛАДОВИХ УСПІХУ У ДІЛОВОМУ СПІЛКУВАННІ

Як провести нараду максимально продуктивно: 5 найважливіших складових успіху у діловому спілкуванні від Sennheiser

Нескінченні беззмістовні доповіді, жодних повісток і регламентів, колеги, котрі постійно спізнюються й усе таке інше... І зрештою ми всі неминуче сприймаємо робочі конференції та наради, як щось рутинне, нудне й загалом малоприємне. А все тому, що дуже часто такі заходи всього лише погано підготовлені або проводяться без чітких й завчасно визначених цілей.

А ще нерідко трапляється, що у конференції беруть участь не всі зацікавлені сторони, або хтось не може нормально долучитися до обговорення важливих питань через банальні технічних проблем зі Skype-ом чи з Microsoft Teams. Або ж, навпаки, у конференції сидить занадто багато тих співробітників, для котрих питання, що обговорюються, абсолютно не актуальні, і люди даремно витрачають і свій, і чужий робочий час.

І що характерно, такі непродуктивні розмови не лише швидко починають нервувати всіх учасників, але й обходяться дуже недешево. Згідно із результатами опитування "State of Meetings 2019", проведеного агентством Doodle, тільки за 2019 рік на неефективні конференції американська економіка витратила $399 млрд, а німецька - ще $74 млрд. При тому, що майже дві третини (71%) опитаних агентством фахівців прямо заявили, що непотрібні або скасовані наради забирають у них по декілька робочих годин щотижня.

А за даними дослідження "Time Talent Energy" консалтингової компанії Bain&Company, найпродуктивніше проходять наради, у яких участь беруть максимум 7 осіб. Кожен присутній понад цю кількість на 10% знижує ймовірність досягнення оптимального рішення. В цілому ж автори дослідження теж роблять невтішний висновок, що 40% всіх нарад неефективні.

На фоні цих даних знову й знову виникає одне й те ж обридле запитання: невже так складно спланувати нараду правильно, щоб для всіх учасників вона була максимально змістовною і продуктивною? Адже планувати ділові зустрічі - це ж не ракети будувати.

Дійсно, існує декілька досить простих правил, дотримання яких дає змогу істотно збільшити ефективність ділового спілкування, а отже, збільшити число успішних конференцій і нарад, незалежно від того, чи ви їх організовуєте чи є всього лише одним з учасників. Правильна робоча обстановка, уважне документування винесених на обговорення питань і, що не менш важливо, культура коректного й активного спілкування - ці та деякі інші моменти у комплексі якраз і дають можливість організовувати й проводити всі збори професійно та з належною продуктивністю.

Сучасний конференц-зал: яким він має бути

Як нам усім добре відомо, успіх ділової розмови у звичайному чи в онлайн-режимі сьогодні багато в чому залежить від того, де саме вона проходить і наскільки підходить це місце для таких розмов. У сучасному конференц-залі або у кімнаті для переговорів мають бути досить великий, бажано овальної форми робочий стіл і зручні стільці. Природне освітлення й мінімалістичний дизайн інтер'єру допомагають учасникам зустрічі краще сконцентруватися на роботі.

Окрім цього, апаратура конференц-залу теж має відповідати прийнятим у бізнес-середовищі стандартам оснащення повнофункціональних цифрових робочих місць. Ось чому, по-перше, крім "вінтажних" фліпчартів та стікерів у залі необхідні також зручна дошка і достатніх розмірів відеоекран. А по-друге, відео- й аудіо система залу, і зокрема екран та мікрофони для взаємодії з віддаленими учасниками, в обов'язковому порядку мають бути сумісні з сучасними програмними рішеннями для відеоконференцій. Власне, відповідність обладнання технічним вимогам сервісу Microsoft Teams сьогодні є одним з показників рівня його якості та функціональності.

Мінімалістичний дизайн конференц-залу і природне освітлення допомагають учасникам зустрічі сконцентруватися на роботі

Протокол наради: що саме треба фіксувати у письмовій формі?

Протоколи, як і вся інша "бюрократія" у більшості з нас традиційно ніякого особливого ентузіазму не викликають. Проте протокол конференції - це той її компонент, який критично важливий як для правильного розуміння прийнятих в ході роботи рішень, так і для точного документування зобов'язань та відповідальності учасників.

Що ж стосується "бюрократичної проблеми", то її значно спрощують профільні програми, за допомогою яких можна легко й просто скласти протокол будь-якої конференції та відразу ж розіслати його усім учасникам. Набагато важливіше скласти його й узгодити за фактом завершення розмови, тим більше, коли обговорювалися питання і приймалися рішення, на основі яких плануються наступні зустрічі.

У протоколі наради має бути зафіксована наступна інформація:

* імена та прізвища учасників;
* порядок денний (список винесених на обговорення питань);
* хід обговорення найбільш важливих питань;
* прийняті рішення;
* поставлені завдання, відповідальні за їх виконання і терміни.

За необхідності до протоколу також можна внести необхідні документи (номера чи посилання на них) та інші дані, які можуть знадобитися учасникам зборів для подальшої роботи.

Культура спілкування: що таке діловий етикет і чому він має таке значення?

Уважно слухати й не перебивати колег, не порпатися у смартфоні, поки говорять інші - це, так би мовити, загальновідома й само собою зрозуміла норма ділового спілкування, в якій би формі воно не проходило. Втім, на жаль, навіть під час важливої ділової розмови деякі з присутніх забувають про хороші манери й починають хто активно тапати по екрану смартфона, хто - безцеремонно обговорювати якісь сторонні теми з сусідами.

Авжеж, така поведінка неприйнятна і дуже заважає роботі. З іншого боку, щоб такого не відбувалося (або відбувалося значно рідше), до початку наради або з самого її початку потрібно підготувати й довести до всіх учасників чіткі її правила. Як показує практика, така елементарна міра значно підвищує змістовність спілкування, і учасники більше не залишатимуть нараду роздратованими чи сонними.

В ідеалі правила проведення нарад краще коротко викласти на папері (чи просто на дошці) і заздалегідь вивісити на видному місці у конференц-залі, щоб не повторювати їх щоразу. Таким чином, ніхто з учасників їх "ненавмисно" не забуде. А якщо раптом забуде, то йому можна буде нагадати та призвати людину до порядку.

Під час важливої ділової розмови хтось із присутніх забув про манери?

Хороша підготовка завжди виправдана

Окремо варто відзначити, що чіткі й зрозумілі правила проведення особливо ефективні та сприяють максимальній продуктивності ділової наради лише тоді, коли на ній немає нікого зайвого. Непотрібні учасники якщо й не заважатимуть роботі, то в будь-якому випадку свідомо чи мимоволі відвертатимуть увагу інших. Отже, на етапі підготовки зустрічі вкрай важливо правильно визначити й погодити коло її учасників.

Це правило має свої винятки (які, одначе, його лише підтверджують). У ряді робочих ситуацій на нараду не тільки можна, а й треба запросити так звану "свіжу голову". Тобто, когось, хто не так глибоко обізнаний у тему, як інші учасники наради (це може бути, наприклад, співробітник іншого відділу), а значить, здатний подивитися й оцінити обговорювані проблеми зі своєї точки зору й неупереджено.

Ще один важливий момент, про який не слід забувати на етапі підготовки наради - це, власне, підготовка самого приміщення, конференц-зали чи кімнати для переговорів. Нерідко цим нехтують, особливо в "метушні" напруженого робочого дня. Однак навіть просто порядок і чистота у залі теж допомагають швидше й краще зосередиться на роботі та економлять час. Фліпчарти, які не прибрали після попереднього заходу, брудна дошка, стакани й порожня ємність для води на столі - треба проконтролювати, щоб все це прибрали завчасно. Плюс до цього, коли на нараді потрібно буде показати презентацію, то краще підключити ноутбук і запустити її заздалегідь, до початку наради.

Отже, конференц-зал готовий і можна розпочинати. Що потрібно, щоб нарада пройшла максимально продуктивно для всіх її учасників?

5 найважливіших складових успіху в діловому спілкуванні від Sennheiser

#1 - Пунктуальність та професіоналізм

Прийти вчасно і добре підготовленим до наради - це елементарні правила будь-якої ділової зустрічі. А якщо мати звичку їх завжди дотримуватися, то вони ще й допомагають економити робочий час і виконувати роботу з належною ефективністю. Коли всі учасники зустрічі володіють усім необхідним обсягом інформації, то й не потрібно витрачати час на введення когось із присутніх у курс справи, пояснення й узгодження якихось непорозумінь та інші вступні моменти. І не виявиться потім, що обговорення зайшло у глухий кут, бо дехто з учасників до розмови не підготувався і соромився (побоявся) щось уточнювати.

#2 - Чітке розуміння цілей і характеру наради

Навіщо ми всі тут зібралися? Відділ маркетингу компанії звітує про результати своєї роботи на минулій виставці? Оптимізуємо проблемні робочі процеси? Готуємо чергове стратегічне реформування департаменту? Незалежно від того, які питання планується обговорити, основні цілі будь-якої наради мають бути доведені до всіх її учасників завчасно і коротко оголошені на початку зустрічі. Після чого нарада має проводитися в суворій відповідності до визначених цілей і з обов'язковою оцінкою роботи по факту завершення обговорення усіх питань. Обговорили все і всі цілі досягнуті? ОК. В іншому ж випадку, всі незавершені питання із зазначенням причин, чому не вдалося їх вирішити, фіксуються у протоколі наради для винесення на порядок денний наступної зустрічі.

#3 - Таймінг

Час - це гроші! І щоб він не витрачався даремно на нескінченні розмови, слід заздалегідь визначити розклад зустрічі й строго його дотримуватися. Це стосується не лише загальної тривалості наради, але також регламенту роботи по кожному з винесених на обговорення питань. Чіткий таймінг дає змогу як уникати істотних відхилень від плану наради, так і не втрачати контроль за надто жвавою дискусією, коли така планується. Обов'язки хронометриста можна делегувати комусь зі співробітників. Від нього вимагається лише стежити за часом і нагадувати присутнім про необхідність переходити до наступного питання.

#4 - Уважність

Так, під час чергової тривалої наради дуже непросто не відволіктися від обговорення і постійно демонструвати зібраність. Але треба намагатися. Під час обговорення слід зосередитися на ключових питаннях порядку денного. Не треба обговорювати сторонні теми з сусідами. Це не тільки дуже неввічливо, такі бесіди розмивають увагу і відволікають людей від роботи, що, знову ж таки, негативно позначається на продуктивності всієї наради.

#5 - Ввічливість та позитивний настрій

Уважно слухайте інших учасників і нікого не перебивайте. Критика має супроводжуватися лише коректними аргументами, а не емоціями. Відповіді на запитання - тільки конструктивні, а не деструктивні. Смартфон - лише коли він допомагає вирішити ті робочі питання, які обговорюється у ході зустрічі. Більш того, сьогодні у багатьох сучасних компаніях співробітникам прямо заборонено брати з собою смартфони на наради чи переговори. Вважається, що така заборона допомагає звести до мінімуму чинники що відволікають увагу й сприяє формуванню під час наради атмосфери ефективного спілкування між співробітниками та правильного робочого настрою.

Підіб'ємо підсумок

Сучасний діловий етикет і відповідним чином оснащений та підготований конференц-зал здатні зробити будь-яку нараду не лише комфортнішою і приємнішою для всіх її учасників, але й максимально продуктивною. А висока культура ділових зустрічей тою чи іншою мірою, але сприяє зміцненню позитивного іміджу компанії та новим успіхам у бізнесі. Однак не варто й забувати, що коли питання не вимагає цілої наради або на запланованій зустрічі не буде чого обговорювати, то краще такий захід взагалі скасувати! Листом по електронці чи повідомленням у месенджері з конструктивними запитаннями/відповідями часто вирішити можна набагато більше, аніж черговою неорганізованою і нікому не потрібною нарадою.