Как провести совещание максимально продуктивно: 5 самых важных составляющих успеха в деловом общении от Sennheiser
Бесконечные доклады ни о чем, никаких повесток и регламентов, вечно опаздывающие коллеги и прочее, и прочее... В итоге мы все с неизбежностью воспринимаем рабочие конференции и совещания, как нечто рутинное, скучное и в общем малоприятное. И все это именно потому, что зачастую такие мероприятия всего лишь плохо подготовлены и/или проводятся без четких и заранее обозначенных целей.
А еще бывает, что в конференции принимают участие не все заинтересованные стороны, либо же кто-то не может нормально поучаствовать в обсуждении важных вопросов из-за банальных технических проблем со Skype-ом или с Microsoft Teams. Или, наоборот, в конференции сидит слишком много тех сотрудников, для которых текущие вопросы совершенно не актуальны, и они впустую тратят и свое, и чужое рабочее время.
И что характерно, такие непродуктивные разговоры не только рано или поздно начинают нервировать всех участников, но и обходятся очень недешево. Согласно результатам опроса "State of Meetings 2019", проведенного агентством Doodle, только за 2019 год на неэффективные конференции американская экономика истратила $399 млрд, а немецкая - еще $74 млрд. Притом, что почти две трети (71%) опрошенных агентством специалистов прямо заявили, что бесполезные или отмененные совещания забирают у них по несколько рабочих часов еженедельно.
А по данным исследования "Time Talent Energy" консалтинговой компанией Bain&Company, наиболее продуктивно проходят совещания, в которых участие принимают максимум 7 человек. Каждый присутствующий сверх этого количества на 10% снижает вероятность выработки оптимального решения. В целом же авторы исследования тоже приходят к неутешительному выводу, что 40% всех совещаний неэффективны.
На фоне этих данных в очередной раз приходится задавать себе всё тот же, давно надоевший вопрос: неужели так сложно спланировать совещание правильно, чтобы для всех участников оно было максимально содержательным и продуктивным? Ведь планировать деловые встречи - это не ракеты строить.
Действительно, существует ряд весьма простых правил, соблюдение которых позволяет существенно нарастить эффективность делового общения и, следовательно, увеличить число успешных конференций и совещаний, независимо от того, являетесь ли вы их организатором или всего лишь одним из участников. Правильная рабочая обстановка, внимательное документирование вынесенных на обсуждение вопросов и, что не менее важно, культура корректного и активного общения - эти и некоторые другие моменты в комплексе как раз и дают возможность организовывать и проводить все собрания профессионально и с должной продуктивностью.
Современный конференц-зал: каким он должен быть
Как нам всем хорошо известно, успех делового разговора в обычном или в онлайн-режиме сегодня во многом определяется тем, где именно он проходит и насколько подходит это место для таких разговоров. В современном конференц-зале или в комнате для переговоров должны быть достаточно большой, желательно овальной формы рабочий стол и удобные стулья. Естественное освещение и минималистичный дизайн интерьера помогают участникам встречи лучше сконцентрироваться на работе.
Кроме этого, аппаратура конференц-зала тоже должна соответствовать принятым в бизнес-среде стандартам оснащения полнофункциональных цифровых рабочих мест. Вот почему, во-первых, помимо "винтажных" флипчартов и стикеров в зале необходимы удобная доска и достаточных размеров видеоэкран. А во-вторых, видео- и аудиосистема зала, и в частности экран и микрофоны для взаимодействия с удаленными участниками, в обязательном порядке должны быть совместимы с современными программными решениями для видеоконференций. Собственно, соответствие оборудования техническим требованиям сервиса Microsoft Teams сегодня является одним из показателей уровня его качества и функциональности.
